Längst sind flache Hierarchien und breite Beteilung ein wichtiger Bestandteil eines zeitgemäßen und integrativen Führungsverständnisses – fortschreitend auch in Kultur- und Bildungsorganisationen. Partizipation hat auch deswegen an Bedeutung gewonnen, weil sie das Instrument zur Erfüllung des demokratischen Anspruchs ist, Bürger:innen einen Einfluss auf die Verwendung von öffentlichen Mitteln zu ermöglichen.
So ist auch die Beteiligung unterschiedlichster Akteur:innen im Beratungskontext in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Das ist eine gute Entwicklung, da Partizipation unserer Erfahrung nach den Beratungsprozess insgesamt, die Innovativität der Resultate sowie die Akzeptanz der Ergebnisse fördert. Optimalerweise erreicht Beteiligung, dass die betroffenen Akteur:innen gut informiert sind, sich aktiv einbringen können und Inhalte sowie Argumente möglicher Ergebnisse vor Abschluss eines Projekts kennen. Damit werden die Beteiligten Teil der Entstehungsgeschichte von Projektergebnissen und identifizieren sich mit ihnen.
Die beschriebenen Chancen von Partizipation sind jedoch kein Selbstläufer. Denn wirksame Beteiligung hängt maßgeblich von den Rahmenbedingungen ab, in denen sie stattfindet. So ist es beispielsweise essenziell, dass Entscheidungshierarchien grundlegend mitgedacht werden. Denn eines der größten Risiken für ein partizipativ angelegtes Projekt ist es, den Beteiligten falsche Hoffnungen bezüglich der Umsetzung selbst eingebrachter Ideen zu machen. Denn klar ist auch, dass es in einem partizipativen Leitbildprojekt mit einem Opernhaus mit rd. 1000 Mitarbeitenden, oder in der Konzeptionsphase eines Bauprojekts für eine deutsche Mittelstadt, zu bestimmten Zeitpunkten Entscheidungen braucht, die die Ergebnisse der Beteiligung pragmatisch weiterführen. Hier ist wichtig, dass für alle Beteiligten klar ist, wann, von wem und auf welcher Grundlage diese Entscheidungen dann getroffen werden.
Es wird deutlich: Für Projekte mit breiter Beteiligung braucht es klare Leitplanken, die die Rahmenbedingungen des Projektes mitdenken und in ein Projektdesign übersetzen. Unsere Erfahrung zeigt, dass hier die folgenden Aspekte wichtig sind:
- Ziele und Ergebnisse im Fokus: Für einen erfolgreichen Partizipationsansatz muss klar sein, was das Ziel der Beteiligung ist, welche konkreten Ergebnisse erreicht werden sollen und in welchem groben finanziellen Korridor diese perspektivisch umsetzbar sind. Gerade der letzte Punkt ist wichtig, damit aus einem möglichen Blumenstrauß an Ideen kein Luftschloss ohne finanzielles Fundament entsteht. Es wird klar: Partizipation ist kein Selbstzweck und wer um Beteiligung bittet, sollte die Fragen entsprechend den Zielen stellen. Sollen beispielsweise in einem partizipativen Format die zentralen Nutzungsbausteine für ein geplantes Kunst- und Kulturzentrum herausgearbeitet werden, so reicht es nicht aus, breit Wünsche abzufragen. Teil der Partizipation sollte dann auch die Verhandlung und Verdichtung der vielfältigen Ideen sein.
- Gute Kommunikation ist essenziell: Die Ziele, die angestrebten Ergebnisse, die grobe finanzielle Dimensionierung der Umsetzbarkeit, der Projektplan aber auch die oben angeführten weiteren Rahmenbedingungen sind an alle Beteiligten transparent zu kommunizieren. Nur so wird eine Grundlage für einen konstruktiven Prozess geschaffen. Dabei sollten vor allem auch die Entscheidungskompetenzen über die Ergebnisse eines Beteiligungsprozesses deutlich gemacht werden.
- Zeitaufwand im Projektdesign berücksichtigen: Ein partizipativer Projektansatz braucht einen auf die Ziele angepassten Projektplan, der auch eine solide zeitliche Planung umfasst. Ein hoher zeitlicher Druck ist für partizipativ ausgerichtete Projekte nicht förderlich und sollte durch ein gutes Projektdesign vermieden werden. Gerade auch in der Schlussphase des Projekts ist mit Puffern zu planen, die ein agiles Reagieren auf die Ergebnisse von Rückkopplungsmethoden erlauben.
- Formate, die den Beteiligten gerecht werden: „Nur um der Methode willen“ sollte bei der Wahl geeigneter Formate und Methoden für die breite Beteiligung nicht das Credo sein. Vielmehr sind die gewählten Methoden auf die Beteiligten und natürlich die Ziele abzustimmen. Dabei ist es vor allem wichtig, dass die Methoden die teilnehmenden Akteur:innen ernst nehmen. Das heißt einerseits, dass nur Fragen bearbeitet werden sollten, für deren Antworten es auch ein wirkliches Interesse gibt. Andererseits gilt es bei der Wahl der Methoden, die Position, das Vorwissen und die Bedarfe der Beteiligten zu berücksichtigen. Partizipation bedeutet auch hier zielgruppengerechte Kommunikation!
- Rückkopplung von Ergebnissen: Um das innovative Potenzial eines partizipativen Projekts voll auszuschöpfen, sollten die Ergebnisse frühzeitig im weiteren Projektverlauf mit den Beteiligten rückgekoppelt werden. Den involvierten Personen wird so der Raum gegeben, die Ergebnisse gemeinsam zu reflektieren und ggf. vor ihrer finalen Verabschiedung Einfluss darauf zu nehmen. So können letzte Missverständnisse geklärt sowie „blinde Flecken“ aufgedeckt werden. Je nach Art des Projekts besteht im Rahmen einer solchen Rückkopplung auch die Möglichkeit, gemeinsam erreichte Erfolge des Projekts zu feiern.
Unsere Erfahrung und auch der Blick auf gescheiterte Beteiligungsprozesse zeigen, dass definierte Leitplanken entscheidend für die Umsetzbarkeit von Ergebnissen eines partizipativen Projekts sind. Wirksam wird Beteiligung durch einen verlässlichen Rahmen.
Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Impuls? Dann schreiben Sie Leopold Lorenzoni (Senior Berater) gerne eine E-Mail an lorenzoni (at) metrum . de.